Hoe zorg je dat de inkoopfacturen op tijd worden betaald?
Uitdaging
De klant kampte met problemen rond het tijdig betalen van inkoopfacturen. Een grondige analyse van processen en werkzaamheden bracht de volgende knelpunten aan het licht:
Onvoldoende kennis bij medewerkers over systeemgebruik en procedures.
Verschillen tussen landen waarin de klant actief is.
Gebrek aan eenduidige betalingscondities.
Onvolledige en inconsistente data.
Opdracht
Standaardiseren van processen en procedures.
Verbeteren van datakwaliteit en invoeren van datagovernance.
Zorgen voor uniforme werkwijzen en het trainen van medewerkers.
Verminderen van het aantal niet tijdig betaalde facturen.
Aanpak
Blauwhuys heeft een gestructureerde aanpak gehanteerd om deze problemen op te lossen:
Procesanalyse
Gedetailleerde analyse van de werkzaamheden van medewerkers binnen het proces.
Identificatie van verschillen tussen landen en dataproblemen.
Ontwikkeling van oplossingen
Ontwerpen en implementeren van een uniforme werkwijze voor alle landen.
Vaststellen en doorvoeren van data governance.
Aanscherpen van procedures en betalingscondities.
Implementatie en training
Training van medewerkers om kennis en vaardigheden op peil te brengen.
Continu overleg met stakeholders om draagvlak te creëren en verbeteringen te waarborgen.
Resultaat
Uniformiteit
Eén uniforme werkwijze voor alle landen, wat samenwerking en efficiëntie verbeterde.
Datakwaliteit
Implementatie van data governance, waardoor gegevens betrouwbaarder werden.
Verbeterde procedures
Aanscherping van processen leidde tot een significante verlaging van het aantal niet tijdig betaalde facturen.
Motivatie
Meer gemotiveerde medewerkers dankzij gerichte training en verbeterde werkprocessen.
Kostenbesparing
Een besparing van enkele miljoenen euro’s.