Automatiseren en versnellen van HR-systemen
Uitdaging
De klant, een Enterprise organisatie in de transportsector, ervaart problemen met hun HR-proces. Het huidige HR-systeem is omslachtig en inefficiënt. Werkzaamheden, zoals werving, mutaties en verzuim, zijn tijdrovende processen en vereisen veel handmatige tussenkomst. Dit leidt tot frustratie bij medewerkers en vertraagt het proces. Daarbij erkent de klant de volgende uitdagingen:
Het huidige HR-systeem is omslachtig en moeilijk in gebruik, wat leidt tot inefficiënties.
Er is een gebrek aan overzicht met betrekking tot knelpunten en pijnpunten binnen de huidige processen.
De complexiteit van het systeem leidt tot fouten en frustratie bij gebruikers, wat de effectiviteit van de HR-afdeling belemmert.
Opdracht
Procesmodellering
Het opstellen van procesmodellen in BPMN 2.0 om de huidige HR-processen visueel inzichtelijk te maken. Inclusief een 3-level model: organisatieniveau, afdelingsniveau, en specifieke procesmodellen.
Knelpuntenanalyse
Het inzichtelijk maken van inefficiënties en bottlenecks binnen het HR-proces. Identificeren van tijdrovende taken, dubbel werk en foutgevoelige processen.
Adviesrapport
Het ontwikkelen van een rapport met concrete aanbevelingen voor procesoptimalisatie en het verbeteren van de werkwijzen. Mogelijke oplossingen omvatten automatisering, systeemintegratie, en herontwerp van processen.
Stakeholder-betrokkenheid
Het betrekken van HR-teams en andere stakeholders gedurende het hele traject om draagvlak te creëren en de effectiviteit van voorgestelde verbeteringen te waarborgen.
Aanpak
Voorbereiding
Organiseren van een kick-offsessie met HR-stakeholders en teamleden.
Inventariseren van welke specifieke HR-processen moeten worden verbeterd, zoals werving, personeelsbeheer en verlofbeheer.
Analyse
Huidige processen in kaart brengen
Uitvoeren van procesinterviews met HR-medewerkers, leidinggevenden en gebruikers van het systeem.
Observeren van dagelijkse processen binnen de HR-afdeling.
Verzamelen van bestaande documentatie en data-analyse uitvoeren.
In kaart brengen van problemen en behoeften.
Identificeren van knelpunten en inefficiënties:
Uitvoeren SWOT-analyses voor de kernprocessen.
Analyseren van verzamelde data om bottlenecks te identificeren.
Alle processen zijn opgetekend met behulp van de standaard BPMN 2.0. De uitwerking heeft plaatsgevonden via een 3 level model. Level 1 is het organisatiemodel. Level 2 beschrijft de verzameling van de afdelingsprocessen per functie. In level 3 is het uiteindelijk proces uitgewerkt. Deze overzichten zijn interactief en digitaal toegankelijk.
Advies
Adviesrapport met aanbevelingen, zoals het implementeren van een geïntegreerd HR-systeem, vereenvoudigen van processen en automatiseren van repetitieve taken.
Presenteren van een overzicht met alle geïdentificeerde knelpunten, ondersteund door visuele BPMN-modellen.
Resultaat
Procesmodellen
Compleet gemodelleerde en interactieve BPMN-diagrammen, toegankelijk voor de hele organisatie.
Inzicht in knelpunten
Een helder beeld van inefficiënties en verbetermogelijkheden.
Adviesrapport
Een gedetailleerd plan met concrete verbeteringen voor procesoptimalisatie, inclusief technische en organisatorische oplossingen.
Deze aanpak zorgt ervoor dat de HR-afdeling efficiënter is gaan werken, tijd wordt bespaard en de tevredenheid onder medewerkers is verbeterd.